Les contrôles

Un contrôle règlementaire est imposé par une loi, un arrêté, un décret, un règlement (code du travail, code de la construction, code de l’environnement...) ; en l’occurrence concernant les clients d'Adelphe ces contrôles sont prévus dans le Code de l’Environnement Art R541-128 4. 
A partir d’une procédure de contrôle dont le contenu est défini par la réglementation, l’auditeur indépendant, chargé de réaliser ce contrôle, vérifie que la déclaration est conforme aux attendus, en vue de garantir la fiabilité des données de mise en marché. 

Selon la procédure, le contrôle vise à vérifier les quantités d’emballages/papiers et leurs caractéristiques ; le contrôle porte sur les états de vente, les fiches techniques des emballages ou papiers graphiques, des pesées réelles des emballages ou papiers graphiques, des échantillonnages, les caractéristiques de publications de presse, les critères d’Eco modulation… 
A l’issue du contrôle réglementaire, un rapport est établi par l’auditeur. Il contient notamment les observations, les conformités et non conformités relevées lors du contrôle et demande une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois, pour des corrections simples ou dans les 12 mois si vous avez besoin de modifier en profondeur votre processus déclaratif pour une mise en conformité. Une fois la déclaration corrective remise à ce même auditeur, celui-ci la vérifiera, la validera avec un rapport de conformité et vous en informera en même temps que Adelphe. Nous régularisons la facturation auprès de vos services, à la hausse ou à la baisse. 

Ce contrôle réglementaire se déroule donc en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à la régularisation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. 

Les pouvoirs publics imposent le contrôle de 20% des nombres d’UVC (unités de vente consommateur) pour les emballages et 20% des tonnages de Papiers Graphiques mis en marché à Adelphe par an. La sélection des clients qui donneront lieu à ce contrôle réglementaire se fait de manière aléatoire par huissier de justice.

A partir du tirage au sort par huissier et de la notification du contrôle réglementaire par Adelphe, vous avez 3 mois pour mener ce contrôle externe avec le cabinet d’audit. Le contrôle en lui-même dure 1 à 2 jours, sur votre site. La liste des documents à préparer et l’échantillonnage des références sélectionnées vous seront fournis à l'avance par le cabinet d’audit. Le contrôle porte uniquement sur l’année n-1 de déclaration (en cas d’écart significatif, le cabinet d’audit pourra programmer un contrôle complémentaire sur les années N-2 et N-3). Dans certains cas exceptionnels, le contrôle pourra s’organiser en visio-conférence. 

Le rapport de l’auditeur vous sera ensuite remis sous 1 mois, et demandera une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois ou 12 mois, à remettre à l’auditeur uniquement et non à Adelphe. 
 

Il est procédé à un tirage au sort pour les emballages d’une part et pour les papiers d’autre part, il est donc possible qu’un client puisse être contrôlé à la fois pour sa déclaration emballages et pour sa déclaration des papiers graphiques.

Le contrôle réglementaire est une obligation prévue par les pouvoirs publics dans le Code de l’Environnement Art R541-128 4, qui s’impose à Adelphe et à ses clients. En cas de refus de répondre au cabinet d’audit en vue de l’organisation du contrôle, de refus de fournir des pièces demandées par l’auditeur ou de faire les corrections dans le temps imparti, les auditeurs remettent un dossier complet à Adelphe qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR pourra engager une procédure de sanction administrative au nom du Ministère en charge de l’Environnement. 

Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Passée la notification de lancement de la procédure par nos services, et jusqu’à la régularisation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Adelphe a sélectionné des cabinets d’audit indépendants pour fiabiliser vos contrôles réglementaires en les confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais. 

Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes, qui nous adressera la demande de règlement pour sa prestation.

Ce contrôle se fait donc par des cabinets d’audit indépendants à nos frais.

Suite à un appel d’offres, Adelphe a sélectionné des cabinets d’audit indépendants qui ont obtenu l’accréditation COFRAC pour fiabiliser les contrôles externes en les confiant à un tiers reconnu. En cas de notification de contrôle réglementaire, vous recevrez le nom du cabinet d’audit qui mènera le contrôle réglementaire sur les filières emballages et/ou papiers. Vous pourrez alors traiter en toute indépendance avec lui. 

Les équipes Relations clients de Adelphe n’ont pas de contact avec ces cabinets.  

Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation commerciale avec Adelphe. 
À la suite du rapport remis par le contrôleur indépendant, en cas de litige, le client a la possibilité de remettre un rapport contradictoire qui sera annexé au rapport du cabinet de contrôle. Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci émet un rapport de contrôle non conforme et remet un dossier complet à Adelphe qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. Le cas échéant, La DGPR pourra engager une procédure de sanction administrative. 

Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Adelphe qui a obligation de le transmettre à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) laquelle pourra engager le cas échéant une procédure de sanction administrative. 

Adelphe, en tant qu’entreprise commerciale, a la possibilité de mener une action complémentaire conformément aux dispositions du contrat visant au recouvrement de ses créances et des factures impayées, procédure pouvant aller jusqu'à la résiliation du contrat du client.

Pour en savoir plus sur la procédure de contrôles réglementaires Adelphe, nous vous proposons de nous adresser un mail à entreprises@adelphe.fr.