Les contrôles

Ce rapport apporte un regard extérieur sur la déclaration au recyclage Adelphe ainsi que sur le dispositif d’élaboration de cette dernière. Il permettra à chaque client de détecter par lui-même d’éventuels points de non-conformité ou d’amélioration pour mettre en place les actions correctives nécessaires. Pour Adelphe, les contrôles ainsi menés nous permettent de partager les points d’amélioration et d’adapter notre accompagnement ainsi que la nature de nos contrôles en fonction du diagnostic réalisé par le CAC ou l’Expert-Comptable.

La procédure de RPC se fait aujourd’hui de manière dématérialisée depuis votre espace clients Adelphe : vous lancez la mission dans l'onglet déclaration en sélectionnant votre professionnel : Expert-Comptable ou Commissaire aux Comptes. Une fois la mission terminée :

• Si vous avez choisi un Expert-Comptable : le rapport est automatiquement transmis à Adelphe. Il est ainsi immédiatement disponible dans votre espace client.

• Si vous avez choisi un Commissaire aux Comptes : connectez-vous à l’espace client afin de saisir le code d'activation qu'il vous a transmis. Le rapport est ainsi envoyé à Adelphe et immédiatement disponible dans votre espace.

• Si votre expert habituel n'est pas basé en France : vous ne pourrez pas lancer la procédure en ligne et devez nous contacter par mail à entreprises@adelphe.fr ou par téléphone au 0809 108 108.

Si votre expert habituel n'est pas basé en France, vous ne pourrez pas lancer la procédure en ligne et devez nous contacter par mail à entreprises@adelphe.fr ou par téléphone au 0809 108 108.

Un contrôle règlementaire est imposé par une loi, un arrêté, un décret, un règlement (code du travail, code de la construction, code de l’environnement...). En l’occurrence, concernant les clients Adelphe, ces contrôles réglementaires sont prévus dans le cahier des charges d’agrément des REP emballages, fixé par les pouvoirs publics.

À partir d’une procédure de contrôle dont le contenu est défini par la réglementation, l’auditeur indépendant, chargé de réaliser ce contrôle, vérifie que la déclaration de l’entreprise est conforme aux attendus, en vue de garantir la fiabilité des données de mise en marché. Il vise ainsi à vérifier les quantités d’emballages et leurs caractéristiques. Le contrôle peut porter sur les états de vente, les fiches techniques des emballages, des échantillonnages…

À noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédures Convenues portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, et si celui-ci est conforme, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence des données.

À l’issue du contrôle réglementaire, un rapport est établi par l’auditeur. Il contient notamment les observations et non conformités relevées lors du contrôle et demande une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois. Une fois la déclaration corrective remise à ce même auditeur, celui-ci la vérifiera et en informera Adelphe.

Nous régularisons ensuite la facturation auprès de vos services, à la hausse ou à la baisse. Ce contrôle réglementaire se déroule donc en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes.

Sur la période de l’agrément Adelphe 2018-2022, et sur les 9 000 clients Adelphe, seuls une centaine de contrôles réglementaires (REP Emballages) seront menés en moyenne chaque année.

La sélection des clients se fait de manière aléatoire par huissier de justice. Un très faible pourcentage de contrôles réglementaires (5% des contrôles) pourra également être diligenté en cas d'incohérence déclarative constatée par nos équipes internes.

A partir du tirage au sort par huissier et de la notification du contrôle réglementaire par Adelphe, vous avez 3 mois pour mener ce contrôle externe avec le cabinet d’audit. Le contrôle en lui-même dure 1 à 2 jours, sur votre site. La liste des documents et échantillonnage est fournie à l'avance par le cabinet d’audit. Le contrôle porte uniquement sur l’année n-1 de déclaration (en cas d’écart significatif, le cabinet d’audit pourra programmer un audit complémentaire sur les années N-2 et N-3).
Le rapport de l’auditeur vous sera ensuite remis sous 1 mois, et demandera une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois, à remettre à l’auditeur uniquement et non à Adelphe. Une fois validée, il en informera nos services qui régulariseront la facturation, à la hausse ou à la baisse.

A noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédures Convenues portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence des données.

Le tirage au sort rend possible un contrôle réglementaire par filière REP et par an.
Si vous êtes déjà contrôlés pour votre déclaration emballages, et que vous êtes tirés au sort pour la filière papiers, vous pourrez décaler ce second contrôle d'un an. A l’inverse, vous pourrez aussi choisir que le cabinet d’audit mène ces deux contrôles en même temps.

La procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprises metteurs en marché est imposée par les pouvoirs publics à Adelphe et à ses clients. La sélection se fait par voie d’huissier. Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule ensuite en dehors de votre relation commerciale avec Adelphe.

En cas de refus de l'audit, de refus de fournir des pièces demandées par l’auditeur ou de faire les corrections dans le temps imparti, les auditeurs remettent un dossier complet à Adelphe qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR pourra engager une procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics.

Le Rapport de Procédures Convenues (RPC) est une procédure contractuelle avec Adelphe, à mener par l’expert-comptable ou le commissaire aux comptes de votre choix tous les 3 ans, à vos frais. La procédure de RPC se fait aujourd’hui de manière dématérialisée depuis l’espace clients Adelphe. 

Le contrôle réglementaire est exigé par les pouvoirs publics et se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe, diligenté par un tiers totalement indépendant.

À noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédures Convenues portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence.

Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Passée la notification de lancement de la procédure par nos services, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Adelphe a sélectionné des cabinets d’audit indépendants pour fiabiliser votre contrôle en le confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais.

Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Adelphe. Vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes, qui nous adressera la demande de règlement pour sa prestation.

Ce contrôle se fait donc à nos frais, par des cabinets d’audit indépendants.

À la suite d’un appel d’offre public en 2018, Adelphe a sélectionné des cabinets d’audit indépendants (qui sont engagés à obtenir l’accréditation COFRAC dès qu’elle sera disponible) pour fiabiliser vos contrôles en les confiant à un tiers reconnu. En cas de notification de contrôle réglementaire, vous recevrez le nom du cabinet d’audit qui mènera le contrôle réglementaire sur la filière emballage. Vous pourrez alors traiter en toute indépendance avec lui. Les équipes commerciales de Adelphe n’ont aucun contact avec ces cabinets.

Pour rappel, la procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprises metteurs en marché est imposée par les pouvoirs publics à Adelphe et à ses clients. Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation commerciale avec Adelphe.

À la suite du rapport remis par le contrôleur indépendant, et en cas de litige, le client a la possibilité de remettre un rapport contradictoire qui sera annexé au rapport du contrôleur. Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Adelphe qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR pourra engager une procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics.

Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Adelphe qui a obligation de le transmettre à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) laquelle se charge d’engager une procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics.
Adelphe, en tant qu’entreprise privée et prestataire de services, a la possibilité de mener une action complémentaire pour préserver son chiffre d’affaire, procédure pouvant aller jusqu'à la résiliation du client.

Pour en savoir plus sur la procédure de contrôle réglementaire, nos conseillers sont à votre disposition par mail à entreprises@adelphe.fr.